Formaliser le processus RH : Comment et quelle utilité ?

Le Responsable Qualité vous l'a dit « il va falloir formaliser votre processus RH en vue de l'audit de certification ».

Cependant, vous êtes légèrement dubitatif devant la définition qu'il vous a donné d’un processus : « ensemble de moyens et d'activités coordonnés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants en y incorporant de la valeur ajoutée ».

Le même Responsable Qualité vous indique d’ailleurs que pour formaliser votre processus il suffit de décrire ce que vous faites chaque jour en veillant toutefois à répondre aux bonnes pratiques de gestion formulées par la norme ISO.

Pour vous réconcilier avec la notion de processus et permettre à vos équipes de s’y retrouver, je vous propose une grille de lecture reprenant les activités d’un service RH telles que les envisage la norme ISO 9001 V 2000.

Télécharger : PROCESSUS_Gerer_les_RH.doc

Pour chaque activité, l’exercice consistera avec votre équipe à :

Formaliser le « comment réalisons-nous cette activité » (le recrutement par exemple) :   Avec quel outil, quel support ? Qui intervient ? Quel trace ai-je de cette activité ? Que pourrais-je montrer à l’auditeur qualité ?

Mettre en place les tableaux de bord permettant de suivre cette activité en terme quantitatif et qualitatif  C.a.d répondre à la question combien avons-nous fait de …. ? De qui s’agit-il ? avons-nous tenu nos délais ? Et surtout comment savons nous que ce que nous avons fait a été efficace ?

Cet exercice de formalisation devrait vous permettre de découvrir :

- des opportunités de standardisation des outils et pratiques,

- votre capacité à mesurer l’efficacité des actions conduites sur la base d’indicateurs objectifs.

L'auditeur qualité est un être prévisible

Votre entreprise s'est engagée dans une démarche de certification ISO 9001 V 2000 et les termes "processus, amélioration continue, pdca et système de management de la qualité" font désormais partie de votre langage quotidien.

Pourtant une question vous brule les lèvres "Mais que va bien pouvoir me demander ce cher auditeur qualité ?"

Bonne nouvelle : l'auditeur qualité est un être prévisible.

Vous trouverez ci-dessous un lien vers un questionnaire d'audit vous permettant :

-d'aborder en toute sérénité cet entretien

- de construire votre plan d'action en vue de l'audit.

OUTIL_questionnaire_audit_iso_9001.pdf

Si vous souhaitez une première approche des exigences de la norme ISO, je vous propose cet outil synthétique pour auto-évaluer votre processus rh.

OUTIL_Questionnaire_d_evaluation_PROCESSUS.pdf